GESTIONE DEL PREVENTIVO TECNICO CON KANBAN BOARD
Di cosa parla l’articolo
1. Quanto è importante gestire efficacemente i preventivi tecnici nel processo di vendita?
2. Caratteristiche essenziali del preventivo tecnico
3. L'importanza della Kanban Board nel processo
4. Struttura della Kanban Board
5. Configurazione e utilizzo della Kanban Board nel CRM: guida passo passo
6. Conclusioni
1. Quanto è importante gestire efficacemente i preventivi tecnici nel processo di vendita?
Il preventivo tecnico è il fondamento della proposta commerciale: ecco perché è cruciale gestirlo con cura fin dall'inizio.
Il preventivo presentato bene e nei tempi giusti rappresenta l’opportunità per dimostrare valore e competenza al potenziale cliente. La Kanban Board applicata al processo di avanzamento dell’offerta può aiutare a rispettare le tempistiche e mantenere un servizio di alta qualità al potenziale cliente.
2. Caratteristiche essenziali del preventivo tecnico
Quali caratteristiche deve avere il preventivo tecnico:
Senza errori: un preventivo tecnico senza errori, accurato e chiaro ispira fiducia al cliente. Un errore o un’imprecisione nella consegna del documento può compromettere la credibilità dell’azienda.
Pronto in tempi rapidi: in un mercato competitivo in cui i clienti possono chiedere contemporaneamente preventivi a più fornitori, rispondere in tempi rapidi con un preventivo completo può fare la differenza nella chiusura dell’accordo.
Personalizzabile: ogni cliente è unico, si sa. E la possibilità di generare preventivi direttamente dal CRM, adattando ogni specifica alle esigenze aumenta la probabilità di convertire l’offerta proposta.
Tracciabilità: in qualsiasi fase si trovi all’interno del processo di lavorazione ogni preventivo è rintracciabile per eventuali modifiche o per tenere sotto controllo le tempistiche di avanzamento dell’offerta.
3. L'importanza della Kanban Board nel processo
Come può aiutare la Kanban Board a gestire la lavorazione e creazione di preventivi tecnici?
La Kanban Board è uno strumento indispensabile per monitorare e gestire l'avanzamento dei preventivi.
La Kanban Board per la gestione del preventivo tecnico è uno strumento utile per monitorare e gestire ogni fase di avanzamento: dalla preparazione dell’offerta tecnica alla generazione dell'offerta finale.
4. Struttura della Kanban Board
Le board sono suddivise in colonne e in schede.
Ciascuna colonna rappresenta le diverse fasi del processo.
- Apertura trattativa
- Analisi dei requisiti
- Elaborazione del preventivo tecnico
- Offerta inviata
Ciascuna scheda corrispondente ad un preventivo è facilmente spostabile da una colonna all’altra con il metodo drag&drop.
Sistema di visualizzazione intuitivo
Attraverso il sistema di visualizzazione intuitivo, è possibile spostare le schede da una colonna all'altra per indicare il progresso e il flusso delle attività.
Il vero valore della Kanban Board nella gestione dei preventivi tecnici risiede nella sua capacità di fornire una panoramica immediata dello stato di ogni offerta tecnica, consentendo al team di vendita di identificare rapidamente eventuali ostacoli o ritardi e di intervenire prontamente per risolverli.
Inoltre, la natura visiva della board facilita la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, permettendo a ciascuno di essere pienamente consapevole del lavoro in corso e delle responsabilità assegnate.
Passo 1 - Scelta del CRM
Prima di tutto, assicurati di utilizzare un CRM che supporti la creazione e la personalizzazione di Kanban Board. Molti CRM popolari offrono questa funzionalità, quindi scegli quello che meglio si adatta alle esigenze della tua azienda. Oppure affidati all’azienda con cui decidi di collaborare.
Passo 2 - Identificazione delle fasi del processo
Definisci le fasi del processo di gestione dei preventivi tecnici che desideri visualizzare sulla tua kanban board.
Opportunità
Richiesta intervento tecnico
Intervento tecnico in revisione
Bozza offerta completa di preventivo tecnico
Bozza offerta in approvazione
Bozza approvata da inviare
Passo 3 - Personalizzazione delle etichette delle colonne
Definisci quale nome dare a ciascuna colonna, aggiungendo tutte le colonne corrispondenti alle fasi del processo precedentemente identificate.
Assicurati di poter sempre personalizzare le etichette delle colonne per riflettere le specifiche fasi del tuo processo di vendita.
Passo 4 - Creazione e personalizzazione delle schede Preventivo
Ogni scheda sulla Kanban Board rappresenterà un singolo preventivo tecnico. Configura i campi personalizzati necessari per catturare le informazioni rilevanti per ciascun preventivo, come:
- il nome del cliente
- il numero dell’offerta
- il valore del preventivo
- lo stato attuale
- dettaglio della descrizione dei servizi richiesti
Passo 5 - Assegnazione dei Preventivi alle Colonne
Una volta configurate le colonne e le schede, inizia ad assegnare le schede alle colonne corrispondenti in base allo stato attuale del processo di vendita. Ad esempio, un preventivo in fase di analisi dei requisiti potrebbe essere posizionato nella colonna "Analisi dei Requisiti".
Passo 6 - Gestione delle Attività
Utilizza la Kanban Board come punto di riferimento principale per la gestione delle attività legate all’avanzamento dell’offerta.
Puoi spostare le schede tra le colonne per riflettere il progresso del preventivo attraverso le varie fasi del processo di vendita.
To do e azioni correlate
È possibile associare ad ogni stato promemoria o avvisi di attività da svolgere. Si può quindi configurare la creazione automatica di to do e/o l'invio di una mail destinata agli utenti che devono compiere quella specifica attività. In questo modo il percorso di avanzamento dei preventivi, in particolare quelli più complessi, procede in maniera strutturata evitando la perdita di informazioni preziose.
Passo 7 – Responsabili di processo
Per ciascuno stato del preventivo è possibile associare l’operatore e/o il team che sta seguendo l’offerta/preventivo tecnico.
È possibile, quindi visualizzare le fasi di avanzamento dei relativi uffici (amministrazione, ufficio tecnico, dirigenza) per livelli di competenza, gerarchia e team.
La visualizzazione kanban permette di vedere a colpo d’occhio le performance di avanzamento di ciascun team e se necessario permette di spostare le attività su team più scarichi per velocizzare la consegna delle nuove offerte.