A cosa serve la timesheet?
1. Che cos’è la timesheet
La timesheet è uno strumento di gestione del tempo utilizzato dalle aziende per registrare e monitorare le attività svolte dai dipendenti
La timesheet include informazioni come le ore lavorate, le attività completate e i documenti a supporto dell’attività (i.e. rapportini di lavoro).
In Italiano timesheet è traducibile come “scheda attività”.
La scheda attività (timesheet) permette alle aziende di tenere traccia del tempo dedicato a specifici compiti e progetti, facilitando la gestione delle risorse e la fatturazione dei servizi.
2. Quando è utile adottarla: i pain points e campanelli d’allarme
È utile utilizzarla quando si presentano situazioni di questo tipo:
- Processo manuale e disorganizzato: la tua società gestisce attualmente i servizi senza un sistema strutturato, tracciando manualmente le ore lavorate, le attività svolte e i materiali utilizzati.
- Difficoltà nel monitorare le prestazioni dei dipendenti: senza un sistema di rapportini di servizio, potrebbe essere difficile per la società monitorare le prestazioni dei dipendenti, inclusi il tempo impiegato per completare un lavoro e la loro efficienza nel soddisfare le esigenze dei clienti.
- Inefficienze nella fatturazione dei servizi: senza una registrazione accurata delle ore lavorate e dei materiali e fornitori coinvolti nel progetto, la fatturazione dei servizi potrebbe essere inefficiente e soggetta ad errori, portando a ritardi nei pagamenti e problemi di cash flow.
- Difficoltà nella gestione dei progetti: senza un sistema centralizzato per tenere traccia delle attività dei servizi, potrebbe essere difficile per la società gestire efficacemente i progetti, pianificare le risorse e rispettare i tempi di consegna.
- Mancanza di dati accurati: se i dati sui costi di prodotti e servizi non sono accurati o completi, le analisi basate su di essi possono portare a decisioni errate.
- Mancanza di trasparenza e comunicazione con i clienti: senza un sistema di rapportini di servizio, potrebbe essere difficile comunicare in modo trasparente con i clienti riguardo a: stato dei servizi, attività svolte e costi associati.
- Rischi di errori e omissioni: senza una registrazione accurata delle attività dei servizi, potrebbero verificarsi errori e omissioni che potrebbero compromettere la qualità del servizio fornito ai clienti e danneggiare la reputazione dell'azienda.
Affrontare questi pain points può essere cruciale per migliorare l'efficienza operativa, la soddisfazione dei clienti e la redditività complessiva della società di servizi.
3. Come funziona
- ottimizzi i processi di raccolta dei dati aziendali (presenze del personale, svolgimento delle attività, controllo dei tempi di lavoro) relativi alla produzione e alla gestione di commesse, progetti, ordini e rapportini di lavoro, ecc.
- verifichi con estrema semplicità le attività svolte, sia in termini di quantità delle prestazioni erogate, sia in termini di costo.
4. Settori di applicazione
Tra i nostri primi clienti a chiederci questo tipo di soluzioni sono stati gli studi professionali, commercialisti, consulenti del lavoro, società di consulenza e servizi, ma la timesheet è applicabile a qualsiasi settore aziendale dalle aziende di produzione, manutenzione, noleggio macchinari, aziende commerciali.
L'estrema flessibilità e applicabilità della timesheet garantisce una soluzione perfettamente aderente alle esigenze di monitoraggio delle singole attività, offrendo un valido supporto alle aziende di diversi settori di business:
- aziende di produzione
- servizi
- facility management
- vigilanza
- sanità
- cooperative di servizi
All’interno delle aziende la timesheet è applicabile internamente a qualsiasi ufficio:
- amministrazione;
- risorse umane;
- produzione;
- finanza;
- controllo di gestione.
Funzionalità della timesheet
a. Tracciamento del tempo
Il software consente ai membri del team di monitorare il tempo facilmente e accuratamente. Ciò potrebbe includere funzionalità come le schede di tempo, i timer di avvio/arresto, contatori orari, l'inserimento manuale del tempo o l'integrazione con altri strumenti di tracciamento del tempo.
b. Timesheet personalizzabili
Il software dovrebbe consentirti di creare timesheet personalizzabili che soddisfino le tue specifiche esigenze, inclusa la possibilità di aggiungere campi personalizzati e tag.
c. Integrazione con altri strumenti
Per ridurre il carico amministrativo, migliorare i calcoli del carico lavorativo e ottimizzare i flussi di lavoro, il software si integra con gli strumenti che utilizzi già, come il software di gestione dei progetti, il CRM, il software di contabilità e il software di fatturazione.
d. Reporting e analisi
Il software dovrebbe fornire robuste capacità di reportistica e analisi, consentendoti di analizzare i dati sul tempo e generare report sul progresso del progetto, le prestazioni del team e la fatturazione.
Inoltre grazie all’integrazione con il CRM è possibile avere una reportistica specifica per ciascun cliente coinvolto, permettendo una visione sui dati completa. Se i dati sui costi di prodotti e servizi non sono accurati o completi, le analisi basate su di essi possono portare a decisioni errate. È possibile capire se il prezzo di vendita è adeguato e se ci sono i margini per ulteriori negoziazioni commerciali.
e. Accessibilità mobile
Il software è accessibile su dispositivi mobili, consentendo ai membri del team di monitorare il loro tempo anche in movimento.
f. Promemoria automatici
Il software invia promemoria automatici ai membri del team per inserire il loro tempo, riducendo la possibilità di omissioni e errori nella gestione delle paghe.
g. Tracciamento GPS in tempo reale
Se i tuoi dipendenti lavorano sul campo o si recano nei luoghi di lavoro, hai bisogno di un software con tracciamento GPS in tempo reale. Ciò consente ai dipendenti di monitorare il tempo di guida e i chilometri percorsi, garantendo che ogni ora venga correttamente registrata.
h. Calcoli per straordinari, pause e retribuzioni
Il software per la reportistica delle timesheet aiuta a tenere traccia di straordinari, pause e calcoli della retribuzione su scala individuale e aziendale.
6. Timesheet: vantaggi di integrazione nel CRM
Una timesheet gestibile direttamente dal CRM è la soluzione più adeguata per andare incontro alle esigenze di gestione in tutti i settori aziendali.
Integrare la funzionalità timesheet all'interno della piattaforma offre numerosi vantaggi operativi.
In primo luogo, consente ai dipendenti di registrare il tempo dedicato a specifici compiti direttamente all'interno del sistema CRM, semplificando il processo di tracciamento del tempo ed eliminando la necessità di utilizzare strumenti separati. Questo aumenta l'efficienza e riduce il rischio di errori o omissioni nei registri di lavoro.
L'integrazione della timesheet nel CRM consente una visione completa e centralizzata delle attività e del tempo dedicato a ciascun cliente o progetto. Questo non solo facilita il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti, ma permette anche una fatturazione più precisa e trasparente dei servizi forniti ai clienti.
La timesheet integrata nel CRM promuove una maggiore coerenza e comunicazione all'interno dell'azienda, poiché tutti i dati relativi al tempo e alle attività sono facilmente accessibili e condivisibili tra i team.